Les 7 clés de la gestion du temps

Une DRH me dit hier au téléphone : « c’est fou, tout le monde court après le temps », un responsable d’équipe la semaine dernière : « je cours après le temps » …

Ces deux remarques à quelques jours d’intervalle m’interpellent et me donnent l’occasion de rappeler ici quelques clés en matière de gestion du temps.

- Les 20/80 La fameuse loi de Pareto s’applique en effet aussi en matière de gestion du temps : 20 % de nos activités produisent 80 % des résultats. Cette Loi nous amène à nous poser la question suivante : quel est mon cœur de métier ? Dans les activités que j’ai accomplies y en a-t-il qui ne font pas partie de ma mission ?

- La loi de la dilatation (ou Loi de Parkinson) : plus j’ai du temps et plus le travail prévu me prendra du temps et occupera la totalité du temps disponible. La solution : planifier et se fixer des dates butoirs.

- La loi de Laborit: nous avons tendance à faire en premier ce qui nous plait, ce qui est facile et à reporter ce que nous n’aimons pas ou ce qui est difficile. Le risque est de passer plus de temps que prévu à faire ce qui nous plait. Solution : alterner et planifier.

- Le principe de Carlson : tout travail interrompu prendra beaucoup plus de temps que prévu. Solution : faire la chasse aux voleurs de temps, dire non aux interruptions. Par exemple, est-il indispensable de rester devant sa boite mail et de répondre dès qu’un message arrive ou puis-je me réserver des plages de temps dans la journée pour cela ?

- Loi d’Illich : l’efficacité décroit au-delà d’un certain seuil. Solution : faire des pauses, observer, trouver et accepter ses propres seuils.

- La loi de Murphy : rien ne se passe comme prévu, tout est susceptible de prendre plus de temps que prévu autrement dit rien n’est aussi simple qu’on l’imagine au départ. La solution : s’entrainer à évaluer la durée d’une tâche.

- Principe de Lakein : l’action l’emporte sur la réflexion. Un objectif qui n’est pas défini prend du retard. La solution est là encore de planifier mais en amont de se fixer des objectifs.

Connaître ces grands principes vous permettra de passer au travers de pièges dans votre organisation tant professionnelle que personnelle.

Il est important de faire un travail sur vous-même : qu’ai-je fais aujourd’hui, qu’est-ce qui n’a pas fonctionné et qu’est ce qui a bien fonctionné ? Cette réflexion qui peut sembler une perte de temps a priori est au contraire source de gain de temps pour l’avenir.

Anne AVELINE est consultante et formatrice en management et en relation clients. Experte en gestion du temps, elle accompagne les entreprises et les équipes dans l'optimisation de leur organisation.

Anne AVELINE