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28 juin 2012 4 28 /06 /juin /2012 11:09

Rassurante, la to-do list est un outil efficace de gestion du temps et du stress. A condition de savoir bien l'utiliser. Et de ne pas la confondre avec l'agenda qui reste un instrument de pilotage à l'horizon de la semaine ou du mois. Le mode d'emploi de Jocelyn de Just et de Philippe Bazin, associés du cabinet Krauthammer.

Préférez un support mobile, afin de pouvoir garder votre " do-to list " sur vous. Et sauvegardez vos e-listes enregistrées sur votre smartphone pour ne pas les perdre. Les applications " Todo genius " ou Toodledo, par exemple, le permettent.
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" Qui ne s'est jamais réveillé la nuit, affolé, " Surtout ne pas oublier de faire réviser la voiture ! Ni d'appeler le DRH... ! " Elles sont légions ces pensées qui nous trottent ainsi dans la tête en permanence. De 200 à 250, avec des " il faut, je dois ". Et elles nous gâchent la vie parce qu'elles ne sont notées nulle part. Pire, elles surgissent lorsqu'on est impuissant à agir, sous la douche, au cinéma, au footing... C'est ce qu'on nomme le " carré flottant ". Une sorte de nuage culpabilisant qui ne nous lâche pas. La to-do list sert à s'en libérer vite, bien, et souvent. Souple, rapide, précise, elle permet d'ajuster ses actions en fonction de son timing.

1. Une liste réservée aux petites choses.

Ne retenez que des mini-tâches. De celles que vous pouvez caser entre deux rendez-vous ou réaliser dans un bus, un taxi, une salle d'attente. L'idée, c'est qu'elles puissent combler vos moments perdus. A l'image de cette fable, mettant en scène un vieux sage qui parvient encore à remplir un bocal pourtant gorgé de galets. Il y a ajouté des graviers, du sable et de l'eau. Moralité : il y a toujours de la place pour de petits éléments à condition de bien s'y prendre. Les galets sont les tâches relevant de votre coeur de métier et gourmandes en temps, entretiens, réunions, dossiers, reporting... A planifier sur votre agenda. Les graviers, le sable et l'eau sont des actions plus flexibles pour la to-do list. Et leur durée sera courte, de 2 à 30 minutes.

2. Une liste qui mixte le pro et le perso.

Personne ne peut se couper en deux. Devoir changer une ampoule grillée dans sa cave ou remplir sa déclaration d'impôts vous stresseront tout autant que d'arriver à parler au big boss. Alors notez les " à faire " privés et professionnels ensemble, quitte à diviser la page en deux : passer au pressing, prendre Jules à l'école, contacter le fournisseur, ranger son bureau, etc.

3. Une liste sans objectif.

Cela vous changera. La to-do list doit rester factuelle, et non pas viser un objectif. Gardez-vous d'inscrire : gagner 500 euros aujourd'hui, obtenir un bravo de mon chef, régler le problème avec Z. Tout ceci relève de l'" achieve list ", et mobilise autrement l'énergie.

4. Une liste à établir chaque jour.

C'est une discipline à acquérir. Concoctez votre pensum le matin en arrivant ou le soir avant de partir. Préférez un support mobile, afin de pouvoir garder votre " do-to " sur vous, une fiche bristol, un calepin avec post-it amovibles, ou un smartphone. Ensuite, notez au fur et à mesure tout ce qui vous vient, sans vous soucier de l'important ou de l'urgent. Une astuce : si vous avez des interlocuteurs récurrents - assistant(e), collègue, partenaire -, affectez-leur une mini " to-do " dans un dossier spécial. Cela vous évitera de les appeler dix fois dans la journée.

5. Une liste à minuter.

Plus vous qualifiez les tâches à faire, plus vous les ferez. Alors, en face de chacune d'elles, notez le temps que vous lui allouez : prendre le pain, 5 minutes, coup de fil au prospect, 8 minutes, classement de papiers 20 minutes, etc. N'hésitez pas à fractionner (pas trop) une tâche estimée trop longue. Vous l'avancerez au moindre temps mort. Gare à ne pas prévoir une " to-do " qui dure au total 4 à 5 heures, elle serait irréalisable.

6. Une liste à réaliser.

Ensuite, il s'agit de passer à l'action. Par où commencer ? Vous avez deux options. 1/Suivre l'ordre aléatoire du départ. 2/ Exécuter d'abord les tâches les plus rapides. En une heure, vous aurez dépoté la moitié de votre programme. Gratifiant ! A éviter : se lancer dans le plus lourd, au risque de vous y noyer ou privilégier ce qui fait plaisir au risque de délaisser le reste.

7. Une liste à actualiser.

Un conseil, sauvegardez vos e-listes enregistrées sur votre smartphone. Sinon, vous les perdrez, si on vous dérobe ce joujou high-tech. L'application " Todo genius " ou Toodledo, par exemple le permettent. Par ailleurs, tenez votre mémo à jour. Rayez au fur et à mesure les tâches déjà accomplies. C'est un vrai délice. Et ce qui n'est pas fait ? Reportez-le sur la to-do du lendemain ou inscrivez-les sur l'agenda.
Par Marie-Madeleine Sève pour LEntreprise.com    l'entreprise logo

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